Потеря рабочего времени

Потеря рабочего времени

«Ну что, как прошли выходные?» - обычное начало рабочей недели в беседе с коллегой у кулера.  Никакого криминала, но минут через 15 бессмысленного разговора вы осознаете, что опаздываете на собрание и вообще у вас куча работы.

Даже если вам кажется, что вы погружены в работу с головой – наверняка вы  в течение дня периодически переключаетесь на проверку почты, соцсети или вообще поиск дешевых авиабилетов.

Доктор Глория Марк из Калифорнийского университета провела исследование, в котором обнаружила, что факторы потери времени дорого обходятся компаниям и снижают производительность. В среднем нужно 23 минуты, чтобы после переключения с задачи снова полностью вернуть на нее внимание. Среднестатистический работник тратит впустую 25% времени, а компании теряют на этом около 997 миллиардов долларов в год.

Поговорим о самых распространенных факторах потери рабочего времени и подумаем как ими управлять или вообще устранить.

Гаджеты

Смартфоны, умные часы, планшетники и другие гаджеты давно стерли грань личной и профессиональной коммуникации. Со смартфона мы комментируем в фейсбуке и выкладываем фотографии в инстаграм, на смартфон же получаем рабочую почту и звонки.
Технологии захватывают мир, поэтому нет смысла устанавливать правила использования гаджетов на рабочем месте. Невозможно проконтролировать что работник делает со своим смартфоном. Здесь важен осознанный подход – каждый должен управлять проблемой сам. Нельзя накладывать полный запрет на пользование техникой, но можно договориться с коллегами, что в момент общей работы над проектом или на собрании телефоны нужно убрать.

Электронная почта

80% писем можно смело отправлять в корзину, но мы часто бессознательно тянемся просмотреть их. Есть несколько способов справиться с этим, главное – не поддаваться привычке.

- Отключите уведомления и проверяйте почту в строго отведенное время несколько раз в день. Нужно 10-30 минут для каждой проверки, в зависимости от загруженности.

- У всех есть время низкой производительности. Проверяйте почту в свои непродуктивные часы, а пик работоспособности оставьте для важных дел.

- Удаляйте ненужные письма, иначе с течением времени вы не сможете разобраться в своей почте и сойдете с ума.

- Настройте переадресацию писем на смартфон, чтобы они не отвлекали вас в течение дня. И перечитайте первый совет.

Социальные сети

Социальные сети – возглавляет причины потери времени. Они помогают общаться  с огромным количеством людей практически одновременно и заодно отвлекают от рабочих задач, нарушая концентрацию.

Поговорите с подчиненными о пагубном воздействии на продуктивность чрезмерного использования социальных медиа с рабочее время. Работайте и над собой - отследите свою активность в соцсетях в течение недели и запишите, сколько времени потрачено. Результат вас скорее всего неприятно удивит, потому что отвлекаясь на минутку, вы не ощущаете, что времени прошло гораздо больше.

Мессенджеры

Сейчас многие компании используют мессенджеры для оперативного решения внутренних вопросов. Это, конечно удобно, но порой обсуждения перетекают в бессмысленные шутливые беседы и обмен картинками.

Приобретите привычку использовать мессенджеры для решения срочных, небольших вопросов. Не старайтесь ответить немедленно, если в этом нет необходимости.

Интернет-серфинг

Вы говорите себе, что быстро прочитаете одну статью, и все. Но сайты коварно предлагают новости дня и “похожие статьи”, и вот, прошел час, а вы все читаете и читаете. “Закажу брюки, это 5 минут, тем более скидки”, - думаете вы, но зависаете на два часа. В интернете таится бесконечное множество причин потери времени.

Совсем без интернета в наше время не обойтись и отключать его, чтобы наладить рабочий процесс, никто не будет. Но вы можете заблокировать в воспитательных целях (для себя или своих сотрудников) некоторые сайты.

Рабочая среда

Бывает сложно сосредоточиться, когда вокруг все громко разговаривают, доносится запах чужого обеда, постоянно кто-то ходит мимо…Не игнорируйте отвлекающий фактор, постарайтесь решить проблему. Уйдите в пустую переговорку или купите звукопоглощающие наушники.

Списки

Невозможно держать в памяти все задачи, поэтому составляйте списки в любой удобной для вас форме. Только не перестарайтесь, слишком длинный список, где все задачи горят, может поставить вас в тупик. Начните с двух самых срочных и важных, а дальше действуйте по обстоятельствам.  Список поможет вам обнаружить, как часто у вас появляются срочные или незапланированные дела, и если их много – нужно понять первопричину.  Это поможет провести анализ причин потери рабочего времени и устранить проблему.

Вы

Работайте над собой. Развивайте внутреннюю дисциплину, правильно расставляйте приоритеты. Не забывайте о физической составляющей – высыпайтесь (да, мы знаем, что иногда это нереально), пейте много воды, не проводите день и ночь в офисе – выбирайтесь на свежий воздух.

Если понимаете, что не можете отказать себе в периодическом бессмысленном сидении в интернете, хотя бы внесите его в свой ежедневный распорядок дня.  Так вы будете готовы к тому, что час или два рабочего времени выпадают и научитесь с этим справляться.

 

Мы сталкиваемся с отвлекающими факторами ежедневно, они понижают производительность, от чего растет наша напряженность. Еще раз проведите анализ потерь времени. Не пытайтесь перестроиться сразу же, введите в жизнь новые правила и привычки постепенно.

Успехов!