Организация и проведение мероприятий

Организация и проведение мероприятий

У компаний много возможностей для общения с клиентами благодаря интернету и сотням разных платформ – социальные сети, профессиональные социальные сети, площадки для вебинаров. Кажется, что живое общение, встречи и конференции – это прошлый век, старомодно и вообще пустая трата времени. На самом деле организация конференций - это эффективное оружие для налаживания долгосрочных отношений с клиентами, улучшения репутации компании и создания ажиотажа вокруг продуктов или услуг. В этой статье мы рассмотрим плюсы и минусы конференций и разберемся какие бывают основные этапы реализации мероприятия.

Преимущества живой конференции

Виртуальная реальность - это удобно и прогрессивно, но не забывайте о реальности привычной. Личное общение с клиентами, потенциальными и действующими, дает вам хорошую возможность наладить дальнейшие близкие отношения. Кроме того, качественное бизнес мероприятие – хороший инфоповод для СМИ, а для вас -способ быть на слуху в отрасли. На деловом мероприятии есть все шансы завести полезные деловые знакомства.

Типы событий

Единственное глобальное правило организации мероприятия – творческий подход. Вы можете сделать все, что угодно: образовательную конференцию с крутыми спикерами и практическими занятиями, флешмоб, выездное мероприятие или веселое барбекю для клиентов (поставщиков и сотрудников). Дайте волю фантазии.

Например:

Мероприятие для целевого рынка от фирмы, которая занимается сотовой связью. Компания организует конкурсы через смс-рассылки, потом раздает смартфоны победителям.

Информационное мероприятие от ипотечной компании – потенциальным клиентам рассказывают о затратах, обязанностях и правах владельцев недвижимости. На конференции приглашенные эксперты, семинары и практические проекты. Если клиент проникся и созрел для того, чтобы взять кредит, рядом находятся представители компании, которые готовы принять заявку и проконсультировать.

Производитель марки люксовых автомобилей приглашает клиентов на VIP выходные на курорте. Там устраивают фуршет, представляют новую модель марки и дают авто на тест-драйв.

Пиццерия организует мастер-класс по изготовлению пиццы, чтобы продвинуть новую услугу доставки. Клиенту дают возможность создать свою собственную пиццу, работники ресторана помогают и заодно рассказывают о новой услуге.

Этапы подготовки мероприятия

Для планирования и организации бизнес мероприятий нужно много времени, усилий и профессионализма. Как правильно организовать подготовку мероприятия?

  1. Определите цель

Поймите, для чего вы проводите мероприятие. Хотите сказать клиентам спасибо? Рассказать о себе потенциальным клиентам/поставщикам? Улучшить отношения с клиентами? Привлечь новых? Создать ажиотаж вокруг новых продуктов, продвинуть новые услуги? Поднять боевой дух команды? События требуют инвестиций денег, времени и энергии. Хорошо проанализируйте ситуацию, чтобы четко понять насколько событие поможет в достижении ваших целей.

  1. Определите ЦА

Цель назначена, теперь нужно продумать список приглашенных. В первую очередь это ваши потенциальные клиенты, но можно пригласить еще и потенциальных сотрудников, бизнес-партнеров, ваших действующих сотрудников и клиентов.

  1. Выберите время и место

Руководствуйтесь двумя вещами – простота и удобство. Здесь нужно поставить себя на место ваших гостей. Постарайтесь выбрать оптимальное место и время, хотя угодить всем сложно. Идеальное место – легкодоступное, с большой парковкой, недалеко от метро. Приглашенным будет лень ехать куда-то далеко или с 10 пересадками. Место должно соответствовать имиджу вашего бренда. Обсудите с коллегами место проведения (лучше иметь в запасе несколько разных), продумайте стратегию общения с посетителями. Выберите несколько дат мероприятия, избегайте дней государственных праздников, убедитесь что в эти дни не проходят другие крупные события.

  1. Запланируйте бюджет

Соотнесите цель и затраты, насколько они будут оправданы? После того, как определитесь с видом мероприятия (VIP, конференция, образовательное, развлекательное), посчитайте все расходы, даже самые мелкие и незначительные. Если планируется прибыль, просчитайте примерные суммы. Всегда что-то может пойти не так, поэтому закладывайте риски на незапланированные расходы и ЧП.

  1. Ценность

Что вы хотите дать участникам вашего мероприятия? Продумайте, что может быть фишкой в вашем конкретном случае: - спикеры; - демонстрация продукта; - игры/соревнования; - дебаты; - практические семинары; - закуски, ужин, напитки; - общение с менторами или наставниками. Высший класс – создать ценное предложение для вашего гостя, не делая огромных затрат. Неважно, сколько денег вы потратите, главное, чтобы посетитель вынес практическую ценность лично для себя. Не забудьте про творческий подход, добавляйте небольшие развлекательные элементы даже в серьезные мероприятия. К оффлайн-мероприятию, особенно если оно образовательное, будет полезно добавить функцию вебинара, чтобы подключить людей из разных городов. Можно сделать чат для общения.

6. Реклама

Используйте соцсети, рекламу в группах и таргетинг, чтобы хорошо продвинуть мероприятие. Не забудьте про сайты, отраслевые издания, сделайте рассылку клиентам. Помните про воронку – приглашаете 100 человек, приходят 20.

День Х

Приезжайте заранее, чтобы проконтролировать процесс и убедиться что все организовано должным образом. Определите сотрудников, которые будут встречать гостей или приветствуйте гостей лично, если видите в этом необходимость. Для ответов на вопросы о компании среди гостей постоянно должны находиться ваши сотрудники. Раздаточные материалы и подарки отдавайте гостям по завершению мероприятия, чтобы не создавать неудобства -  вряд ли им будет удобно носить всё с собой. В случае с конференцией, убедитесь, что в зале достаточно посадочных мест, с которых видно и слышно спикера. После события получите обратную связь от всех посетителей. Можно сделать рассылку с опросом и поблагодарить всех за участие.

Совет: Используйте онлайн-сервисы, чтобы облегчить организацию события. Есть сервисы для онлайн-регистрации, онлайн продажи билетов и т.д.

Надеемся, эта статья помогла определить минусы и плюсы в проведении конференций для вас лично. У каждой компании свои правила проведения мероприятий, главное определиться насколько эти мероприятия актуальны в вашем случае. Удачи!