Эффективная деловая переписка

Эффективная деловая переписка

Электронная почта – на первый взгляд идеальное средство коммуникации внутри компании. Гораздо быстрее и удобнее, чем бесконечные звонки или хождения от стола к столу, с этажа на этаж. Казалось бы, нет ничего сложного в том, чтобы написать письмо, но многие забывают об очевидных правилах ведении деловой переписки.

Старейший агент передачи почты, Sendmail, провел исследование, в котором выяснилось, что зачастую деловые послания вызывают у 64% сотрудников отторжение, напряженность, создают беспорядок и другие негативные последствия в работе. Как избежать такого эффекта и наладить корпоративную переписку?

Среднестатистический офисный работник получает около 80 писем в день. При таких объемах есть вероятность упустить отдельные важные сообщения. Вот несколько правил корпоративной переписки, при соблюдении которых ваше письмо точно не потеряется и не вызовет негативной реакции.

Не злоупотребляйте электронной почтой 

Большое количество писем отнимает драгоценное время. Помогите окружающим: перед тем, как писать очередной емейл, остановитесь и спросите себя насколько это необходимо. Иногда телефонный звонок работает эффективней, чем бесконечная переписка.

Не забывайте о безопасности! Не делитесь конфиденциальной или личной информацией.

Лучше сообщить плохие новости лично, чем бездушной отпиской. Помните об интонации – при чтении можно неправильно интерпретировать тон отправителя. В личном общении всегда можно сгладить ситуацию и объясниться.

Пишите нормальные заголовки

Тема должна быть внятной и информативной, соответствовать содержанию.  Пишите ее кратко и емко. Если вы отправляете еженедельный отчет по проекту, можно включить туда еще и дату – так получателю будет удобно искать или сортировать ваши сообщения.

Нормально написанная тема дает получателю всю важную информацию, благодаря чему происходит эффективная работа с электронной почтой без открытия письма адресатом.

Пример плохой темы Пример хорошей темы
Тема: Встреча Тема: Плановая встреча- в 10-00 25 февраля 2014 

Если вы отправляете очень короткое сообщение, поместите его полностью в строку темы. Используйте сокращение «КС» (конец сообщения), чтобы получатель понял, что вся информация содержится в теме. Естественно, это работает только в случае осведомленности получателя о значении этого сокращения

Пример
Тема: Пришлите пожалуйста отчет о продажах за февраль. Спасибо! КС

Пишите кратко и емко

Структурируйте мысль, пишите по делу и по возможности кратко, чтобы добиться эффективной деловой переписки. Не заставляйте получателя страдать и пробираться сквозь дебри сложных предложений и перескакиваний с одной темы на другую.

Для больших компаний полезно ввести правила корпоративной переписки по электронной почте. Организация электронной почты должна быть прямой и информативной - оптимизируйте.

Если вы пишете одному человеку, но касаетесь нескольких разных тем, лучше напишите по каждой теме отдельно. Так получателю будет проще воспринимать информацию и написать ответ по каждому вопросу.

Плохой пример Хороший пример
Тема: Изменения для отчета по продажам
Александр, добрый день!

Спасибо за отправку того отчета на прошлой неделе. Вчера я прочитала его и мне кажется, что для второй таблицы нужна более определенная информация о наших объемах продаж. Я думаю, что тон мог быть более формальным.

Кроме того, я хотел сообщить, что я запланировал встречу с отделом по связям с общественностью в эту пятницу относительно новой рекламной кампании.
Она состоится в 11:00 в малом конференц-зале.

Пожалуйста, сообщите мне, можете ли Вы сделать все вовремя.

Спасибо!

Владимир

Тема: Изменения для отчета по продажамАлександр, добрый день!

Спасибо за предыдущий отчет. Мне кажется, что во второй таблице нужно указать точный объем наших продаж.

Тон отчета должен быть более формальным.

Внесите пожалуйста соответствующие изменения.

Спасибо за Вашу работу!

Владимир

(После этого Владимир отправляет отдельное сообщение о встрече с отделом по связям с общественностью.)

Важно найти баланс, потому что бомбардировать кого-то десятками писем нецелесообразно, иногда проще объединить несколько близких тем в одну. Оформите список пунктов, хорошо организованная информация усваивается проще.

Будьте вежливы

Люди думают, что электронные письма могут быть менее формальными, чем традиционные. Существует определенная этика корпоративной переписки, которая отражает ваш профессионализм, ценности и внимание к деталям. Однозначно, формальность необходима.

Неофициальный язык и сленг допустимо использовать в обращении только к коллегам-друзьям, которые точно поймут вас правильно. Смайлики в рабочей переписке допускаются, но в идеале только с теми, кого вы хорошо знаете.

Контролируйте свой тон

При личном общении с человеком легко понять что он имеет ввиду, потому что мы считываем язык тела, тон, видим выражение лица. Электронное письмо отнимает у нас эту возможность, поэтому важно исключить вероятность быть неправильно понятым.

Эффективная деловая переписка подразумевает правильный выбор слов, длины предложения и пунктуации. Информацию легко неправильно истолковать без визуальных и звуковых ориентиров. В первом примере ниже, Мария скорее всего решит, что Алексей расстроен или сердит, но на самом деле он не имел ввиду ничего подобного. Перед отправкой думайте о том, как текст «ощущается» эмоционально.

Плохой пример Хороший пример
Мария,Ваш отчет мне нужен сегодня к 5 вечера, иначе я сорву сроки.

 

Алексей.

Мария, добрый день!Спасибо за работу над отчетом. Передайте мне пожалуйста отчет к 5 вечера, чтобы я успел сдать его в срок.

Большое спасибо!

Алексей.

 

Вычитывайте

Перед отправкой проверьте правописание, грамматику и пунктуацию. Это часть вашего профессионального имиджа, контролируйте опечатки. Обращайте внимание на длину письма, оно должно содержать только необходимую информацию.

Надеемся, наша небольшая инструкция по эффективной системе работы с почтой поможет вам и вашим коллегам. Успехов!